Désigner son DPO
La fonction de Délégué à la Protection des Données (DPO) est rendue obligatoire le 25 mai 2018. Sa désignation se fait auprès de l’autorité de contrôle : la CNIL pour le territoire français.
Les avantages à Désigner son DPO
La majorité des organismes /entreprises ont pour obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO). De manière générale, désigner un DPO présente de nombreux avantages :
Rassurer vos partenaires
Démontrer votre conformité au RGPD permet de rassurer vos partenaires.
Facilite la conformité
Disposer d’un DPO facilite le pilotage de la conformité au RGPD au quotidien.
Gage de confiance
Prouve à vos clients que leurs données personnelles sont protégées.
Quand et comment désigner son DPO ?
Désigner son DPO doit se faire auprès de la CNIL via un formulaire en ligne à compléter. Il faut compter un formulaire par entité. Cela signifie que si vous souhaitez désigner un DPO pour un groupe d’entreprises, il vous faut remplir autant de formulaire que de nombre d’entités. Il n’y a pas de contrainte en temps, désigner son DPO peut se faire à tout moment.
Le formulaire est composé de 4 étapes et ne nécessite aucune formalité administrative par la suite. Une fois cette démarche réalisée, la CNIL émet, par mail, un récépissé de désignation au DPO et au représentant légal de l’entité concernées. Ce document sert de preuve dans votre démarche de conformité au RGPD. Il comprend la date de désignation, l’entité concernée et le nom de la personne désignée comme DPO.
Éléments à fournir lors de la désignation :
Lors de la nomination du Délégué à la Protection des Données (DPO), plusieurs pièces sont à fournir :
- Identification de votre organisme : Numéro SIREN, dénomination sociale, adresse postale, secteur d’activité, etc.
- Responsable légal de l’orgnisme : coordonnées (nom, prénom, e-mail).
- Interlocuteur de la CNIL : coordonnées (nom, prénom, e-mail).
- DPO : coordonnées privées (nom, prénom, e-mail, numéro de téléphone, adresse postale).
- DPO : coordonnées publiques, mentionner au moins 2 moyens de communication différents (formulaire web, e-mail publique, numéro de téléphone public, adresse postale).
Nommer son DPO à l’étranger
Lorsque l’établissement principal d’une entité est localisé dans un autre pays de l’union européenne, et que des traitements transfrontaliers sont réalisées, il faut déclarer son DPO à une autre autorité de contrôle que la CNIL. Une fois l’autorité de contrôle identifier, il faudra vous tourner vers elle pour connaitre les démarches à suivre dans la désignation de votre DPO. En effet, le processus n’est pas unifié dans l’union européenne, c’est aux autorités de contrôle de définir leurs démarches.
FAQ
Quelles sont les missions du DPO ?
La section 4 du Règlement Général sur la Protection des Données décrit aux aticles 37 à 39 les missions légales du DPO : informer et conseiller les collaborateurs et les clients, conseiller l’organisme pour lequel il travail, contrôler le respect au RGPD, et coopérer avec la CNIL. En savoir +
Quel budget prévoir pour sa mise en conformité RGPD ?
Le coût de la mise en conformité au RGPD varie en fonction du nombre de traitements et de la charge de travail qu’elle représente. Retrouvez nos tarifs pour le DPO externalisé. En savoir +
Qu'est ce qu'un DPO ?
Le DPO est le délégué à la protection des données personnelles. Le DPO a pour rôle de mettre en œuvre et piloter au quotidien la conformité au RGPD au sein de l’entreprise ou l’organisme qui l’a désigné. En savoir +
Qu'est ce qu'un DPO externe ?
Le DPO externe se charge de remplir le rôle de DPO au sein de votre entreprise et accompagne vos équipes internes dans la mise en conformité au RGPD. En savoir +
Comment se former au rôle de DPO ?
Afin de pouvoir assurer les missions du DPO il faut disposer des compétences nécessaires. Retrouvez notre offre de formation DPO ici.
Quelle est la différence entre un DPO interne et un DPO externe ?
Vous hésitez entre désigner un DPO au sein de votre entreprise ou opter pour un DPO externe ? Nous avons établi une liste d’avantages et d’inconvénients pour vous aider dans votre choix. En savoir +
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